طراحی سیستم هوشمند و رویکرد فرآیندی

همانطور که همه ما در مقاله ها و کنفرانس های مختلف و متعدد علمی و مدیریتی خوانده ایم و شنیده ایم، متاسفانه در شرایطی هستیم که سازمان های خصوصی و دولتی کشورمان بشدت درگیر انواع مختلفی از عارضه های درون  و بیرون سازمانی می باشند که در این میان فقدان بهره وری و اتلاف منابع بیش از هر مسئله دیگری، سازمان و ذینفعان کلیدی آن را متاثر خود ساخته است.

مسئله بهره وری عارضه ای است که این روزها با چشمان غیرمسلح و بدون هیچگونه ارزیابی و تحلیل در عمده سازمانها بسیار مشهود است.

در ادبیات مدیریت، مقصود از بهره وری برآیند کارایی(انجام درست کار) و اثربخشی (انجام کار درست) است و همزمانی فقدان آن در شرایط عدم قطعیت موجود جامعه ایران (در تمامی عوامل PESTEL که شامل موضوعات سیاسی، اقتصادی، جامعه، تکنولوژی، قوانین و موضوعات زیست محیطی می باشد) موجب تشدید معضلات سازمانها و بروز انحراف عمیق از اهداف و برنامه های نوشته و نانوشته می شود. در این میان مدیران و تصمیم گیران نیز بعلت عدم بهره گیری از اطلاعات درست و به موقع (که صرفا در یک مسیر سیستماتیک و بعضا فرآیندی بدست می آید)، با اتخاذ تصمیمات نادرست به این سیکل معیوب دامن می زنند.

همانطور که اشاره گردید، اندازه گیری بهره وری در گام اول و تحلیل عوامل موثر بر آن در جهت تصمیم سازی و تصمیم گیری ارتقای بهره وری، در یک بستر سیستماتیک و فرآیندی میسر می باشد و از این رو به جرات می توان عامل اصلی فقدان بهره وری در سازمانها را، بی سیستمی و یا بعبارت بهتر، استفاده از سیستمهای نادرست، غیرکارا و غیر اثربخش دانست (بی سیستمی نیز به منزله یک سیستم غلط است).

سیستم های مدیریت کیفیت با بهره گیری از اصول مدیریت فرآیندها و یا Process Approach آمده بودند که زیرساختهای فرآیندی و سیستمی را در سازمان ها، بعنوان فنداسیون اصلی سازمان با بهره گیری از حداقل های لازم برای یک سازمان پایدار، طراحی و پایه ریزی کنند که متاسفانه با عملکرد بسیار ضعیف مشاوران، کارشناسان و سازمانها این سیستمها نیز با رویکرد رفع تکلیف و صوری سازی بسمت مدرک گرایی و صرفا دریافت گواهینامه های تزئینی بدون هیچگونه کارکرد تنزل پیدا کردند.

یک سیستم غیر بهره ور (غیرکارا و غیراثربخش) به منزله یک سیستم احمق شناخته می شود و در صورت مشاهده هر یک یا مجموعه ای از نشانه های زیر، مشخصا با یک سیستم احمق مواجه هستیم :

  • سرعت پایین تصمیم گیری
  • اشتباهات تکراری در تصمیم گیری
  • سعی و خطا در تصمیمات و انتخاب های روزانه و استراتژیک
  • عدم برخورداری از گزارشات تصمیم ساز و تحلیل شده
  • ارائه گزارشات غلط و غیر قابل اتکا
  • طرح و حل مشکلات در جلسه (نه با رویکرد تحلیل و کارشناسی)
  • جلسات متعدد و طولانی
  • جلسات با موضوع تکراری و نهایتا جلسات غیر اثربخش
  • صحبت های شفاهی و ارائه اطلاعات شفاهی و بدون پشتوانه
  • پیچیدگی ظاهری روند فعالیت ها
  • نارضایتی کاربران سیستم
  • نارضایتی ذینفعان اصلی
  • عدم بهره وری
  • بروز جو سازمانی زیرآب زنی
  • سیستم متکی بر شخص
  • اعمال تغییرات مکرر در سیستم بدون توجیه و دلایل منطقی

در این میان، همه ما سازمان های موفقی را می شناسیم که علیرغم اتخاذ رویکرد سنتی و فقدان بهره گیری از سیستمهای فرآیندی و نهایتا فقدان رویکرد سیستمی (وبعضا سیستمهای احمق)، تاکنون موفق بوده اند! موفقیت موقت (غیر پایدار) چنین سازمان هایی می تواند به سبب هر یک از عوامل زیر ایجاد شده باشد :

  • خلاقیت های فردی کارآفرین و گروه مدیران ارشد مجموعه (که بعلت عدم برخورداری از نظام مشخص، مشخصا منجر به جانشین پروری و مدیریت دانش نخواهد شد)
  • برخورداری از انحصار در بازار محصول یا خدمتی که عرضه می کنند
  • برخورداری از رانت
  • توان مالی و نقدینگی و سرمایه گذاری سنگین در خرید تکنولوژی که منجر به استفاده از بهترین ها شده است.
  • اولین بودن در محصول یا خدمت
  • پشتکار و قدمت در بازار
  • عرضه کالای ضروری (و انحصار) و عدم وجود کالای جایگزین

راهکار ایجاد و استقرار یک سیستم هوشمند (در مقابل سیستم احمق) در سازمان چیست؟

ساده ترین و ابتدایی ترین راهکار این امر، در مرحله اول خواست و حمایت رهبر و مدیران ارشد ازاحساس نیاز به استقرار رویکرد سیستمی و فرآیندی است.

در مرحله بعدی، طراحی سیستم هوشمند می بایست متناسب با سطح نوع کسب و کار، صنعت و وضعیت رقابتی و از همه مهمتر سطح بلوغ فعلی سازمان و نهایتا با در نظر گرفتن هریک از موارد زیر انجام شود:

  • جهت گیری های استراتژیک و نقشه استراتژی های سازمان
  • تحلیل وضعیت موجود شرکت شامل عوامل ضعف و قوت
  • الگوبرداری از شرکتهای موفق و پیشرو در صنعت
  • وضعیت رقابت در صنعت و میزان توانمندی و سهم بازار رقبا
  • مدل های مدیریت فرآیند نظیر APQC
  • استانداردها و الزامات مرتبط و  بالادستی نظیر ISO9001، IATF16949، GMP ، ISO27001 و غیره

لازم به ذکر است که در بازنگری جدید سیستمهای مدیریت کیفیت از سال ۲۰۱۵ به بعد، ۳ مفهوم مهم به ادبیات سیستمهای مدیریت اضافه شده است و اصول و پایه این سیستمها بر اساس این سه پایه در نظر گرفته شده است، که فقدان هر یک می تواند، سیستم و اثربخشی آن  را به شدت تحت تاثیر قرار دهد:

  1. بهبود مداوم
  2. تفکر مبتنی بر ریسک (تمبر)
  3. رویکرد فرآیندی

این بدان معنا است که در طراحی یک سیستم هوشمند می بایست تک تک این سه معیار در اجزای سیستم در نظر گرفته شود.

✔️همچنین فراموش نکنیم همانطور که در منظر رشد و یادگیری مدل BSC به نقش و اهمیت منابع و سرمایه های انسانی در تحقق استراتژی ها تاکید می شود، باور، همراهی و مشارکت کارکنان سازمان در تحقق رویکرد سیستمی و فرآیندی تحت خواست، حمایت و نظارت مدیران ارشد بسیار مهم و تاثیرگذار می باشد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *