یکی از معضلات مدیران و رهبران بسیاری از شرکت‌های بزرگ و بنگاه‌های اقتصادی، جمع‌بندی و تصمیم‌گیری پیرامون چالش‌ها یا موضوعات مطرح شده در جلسه سازمانی است. برای حل این معضل، “باب فریش” و “کری گرین”، دو تن از نویسندگان نشریه‌ی معتبر
“Harvard Business Review”
معتقدند پیش از اندیشیدن به اینکه چه تصمیمی در جلسه گرفته خواهد شد، لازم است چگونگی مدیریت و راهبری مباحث افراد و مکانیزم جمع‌بندی موثر گفت‌و‌گوها در صورت عدم توافق حاضران در جلسه، مورد تامل قرار گیرد.
البته معمولا حضور فردی با مهارت تسهیلگری حرفه‌ای و قابلیت یکپارچه‌سازی دیدگاه‌ها در جایگاه مدیر جلسه، بخش بزرگی از مشکلات احتمالی قابل پیش‌بینی در این حوزه را برطرف خواهد کرد؛ چرا که در صورت عدم دستیابی به توافق، در نهایت تصمیم‌گیری به عهده‌ی شخص مدیر خواهد کرد. اما در سازمان‌های بزرگ (با ساختار ماتریسی)، در صورت نرسیدن به یک توافق روشن، تصمیم‌گیری می‌تواند تبدیل به چالشی بزرگ شود. از آنجا که اعضای تیم‌های گوناگون کاری در آن ساختار، دارای دیدگاه‌ها و حتی منافع مختلفی هستند، عدم بهره‌گیری از مکانیزم روش‌مند در تصمیم‌گیری می‌تواند منجر به اتخاذ تصمیماتی شود که در آن، تنها منافع چند تیم یا بخش‌های خاصی از سازمان در نظر شده و در نهایت مجموعه‌ی شرکت یا بنگاه در نتیجه‌ی آن تصمیمات، متضرر شوند.
نباید فراموش کرد که به تعویق انداختن تصمیم‌گیری یا بلاتکلیف نگهداشتن اعضای حاضر در جلسه، آفت پیشرفت و حرکت رو به جلو در یک سازمان است. برای پرهیز از این مسئله باید یکایک حاضران در جلسه را (حتی در صورت عدم دستیابی به توافق)، در رابطه با تصمیم گرفته شده به خوبی توجیه کرد. برای این کار لازم است، پیش از آغاز رسمی جلسات تصمیم‌سازی، حاضران به صورت شفاف، روال و فرآیند طرح مباحث و اظهارنظر در خصوص موارد مندرج در دستور جلسه را بدانند.
به عنوان نمونه، به اعضا اعلام شود که طول مدت جلسه حداکثر ۹۰ دقیقه خواهد بود و اگر در این بازه‌ی زمانی، توافقی حاصل نشد، رای‌گیری به عمل خواهد آمد. از سوی دیگر، پیش از جلسه باید به این موضوع فکر شود که شیوه‌ی رای‌گیری و شمارش آرا چگونه باشد تا منافع کلی سازمان را تامین کند. آیا ملاک اکثریت نسبی است یا مثلا رای دو سوم اعضا؟ آیا لازم است برخی اعضا از حق وتو برخوردار باشند؟ و…
به عبارت دیگر، ضروری است “شیوه‌نامه‌ی اداره‌ی جلسات”، با هدف دریافت نقطه‌نظرات و پیشنهادهای ذی‌نفعان اصلی، پیش از برگزاری نشست در اختیار آنها قرار گیرد. پس از جمع‌بندی دیدگاه‌ها، در روز گردهمایی و در همان آغاز، حاضران باید نسبت به شیوه‌ی اداره‌ی جلسه توجیه شوند تا بر آن مبنا، در مراحل اجرای مصوبات نیز با تصمیم اتخاذ شده، همراهی کنند؛ حتی اگر این مصوبات (تصمیم نهایی گروه) بر خلاف نظر آنها باشد.
