بر اساس آمار تایید شده مدیران اداری بیش از ۸۰ درصد و مدیران بخش خصوصی بیش از ۵۰درصد از زمان مفید کاری خود را در جلسات سپری می کنند و همیشه و همواره بحث پیرامون اثربخشی و کارایی جلسات داغ بوده است!!!
بی شک تصمیم گیری تیمی مبتنی بر واقعیات یکی از روش‌های اثربخش در ارتقاء کیفیت تصمیمات است؛ که یکی از مکانیزمهای تحقق این امر تشکیل جلسات با هدف اما به شرط تهیه و آماده سازی داده های معتبر (قبل از تشکیل جلسه) می باشد.
همانطور که در مطلبی که در خصوص سیستمهای هوشمند و احمق در پست های بالا اشاره کردم، یکی از مصادیق سیستمهای احمق تعدد جلسات و نیز طرح مساله در جلسه است! در صورتی که در یک سیستم هوشمند تمامی اعضای جلسه قبل از آن از موضوع مطلع هستند و با داده های معتبر و مرتبط وارد جلسه می شوند و زمان جلسه صرفا به تصمیم گیری اختصاص می یابد.
لذا در رابطه با مدیریت اثربخش جلسات نکات زیر را می توانیم در نظر داشته باشیم:
۱-دسته بندی جلسه بر اساس نوع (مثلا شامل جلسات هیئت مدیره، روزانه، استراتژی، ماهانه بررسی عملکرد، موردی)
۲- انتخاب اعضا متخصص و همگن برای جلسات و متناسب با موضوع و نوع جلسه
۲- جلسات می بایست از قبل برنامه ریزی شوند و مواردی چون دستورجلسه، اعضای جلسه، زمان جلسه، پیش نیازهای جلسه و گزارشات مورد نیاز درجلسه تعیین شود.
۳-مدیریت زمان جلسه توسط رئیس جلسه و پرهیز از طرح موضوعات غیرمرتبط با موضوع جلسه و استفاده از تکنیکهای مرتبط با مدیریت جلسه بر اساس سطح بلوغ و جو سازمان
۴-تنظیم صورتجلسه با حداقلهایی چون شرح مصوبه، زمان انجام، مسئول انجام، ساعت شروع و پایان جلسه، حاضرین در جلسه، غایبین جلسه، دستور جلسه بعدی
۵-طرح ریزی زیرساخت جهت گزارش دهی از وضعیت جلسات در قالب مسترلیست صورتجلسات شامل نفرساعت جلسه بصورت کلی، بر اساس موضوع و نیزامکان گزارش گیری در انواع مختلف (بعنوان مثال در خصوص استراتژی تا کنون چه میزان جلسه در چه تاریخ هایی برگزار شده و چه مصوباتی داشته است)
۶-طرح ریزی زیرساخت و بستری جهت پیگیری مصوبات و تهیه گزارشاتی چون درصد پیشرفت مصوبات بصورت کلی و به تفکیک دپارتمان، میزان تاخیر در اجرای مصوبات بصورت کلی و به تفکیک دپارتمان، فهرست مصوبات معوق و در حال پیگیری
۷-برقراری ارتباط معنی دار فیمابین نتایج کمی جلسات (درصد پیشرفت، میزان تاخیر در اجرای مصوبات) با مدیریت عملکرد نفرات مرتبط
۸-طرح ریزی اقدام اصلاحی بر اساس نتایج کمی بدست آمده جلسه و شناسایی دلایل ریشه ای تاخیر در انجام مصوبات و تعیین اقدامات اصلاحی مرتبط {این یکی از مهترین اقدامات در اصلاح روند جلسات می باشد و تصمیماتی چون تغییر در تفویض اختیار، توسعه گروه های کارشناسی و غیره در این قسمت اتخاذ می گردد}
در ادامه این پست یک نمونه صورتجلسه، مسترمصوبات و گزارش داشبورد فرآیند مدیریت جلسات را قرار خواهم داد.
