همانطور که همه ما در مقاله ها و کنفرانس های مختلف و متعدد علمی و مدیریتی خوانده ایم و شنیده ایم، متاسفانه در شرایطی هستیم که سازمان های خصوصی و دولتی کشورمان بشدت درگیر انواع مختلفی از عارضه های درون و بیرون سازمانی می باشند که در این میان فقدان بهره وری و اتلاف منابع بیش از هر مسئله دیگری، سازمان و ذینفعان کلیدی آن را متاثر خود ساخته است.
مسئله بهره وری عارضه ای است که این روزها با چشمان غیرمسلح و بدون هیچگونه ارزیابی و تحلیل در عمده سازمانها بسیار مشهود است.
در ادبیات مدیریت، مقصود از بهره وری برآیند کارایی(انجام درست کار) و اثربخشی (انجام کار درست) است و همزمانی فقدان آن در شرایط عدم قطعیت موجود جامعه ایران (در تمامی عوامل PESTEL که شامل موضوعات سیاسی، اقتصادی، جامعه، تکنولوژی، قوانین و موضوعات زیست محیطی می باشد) موجب تشدید معضلات سازمانها و بروز انحراف عمیق از اهداف و برنامه های نوشته و نانوشته می شود. در این میان مدیران و تصمیم گیران نیز بعلت عدم بهره گیری از اطلاعات درست و به موقع (که صرفا در یک مسیر سیستماتیک و بعضا فرآیندی بدست می آید)، با اتخاذ تصمیمات نادرست به این سیکل معیوب دامن می زنند.
همانطور که اشاره گردید، اندازه گیری بهره وری در گام اول و تحلیل عوامل موثر بر آن در جهت تصمیم سازی و تصمیم گیری ارتقای بهره وری، در یک بستر سیستماتیک و فرآیندی میسر می باشد و از این رو به جرات می توان عامل اصلی فقدان بهره وری در سازمانها را، بی سیستمی و یا بعبارت بهتر، استفاده از سیستمهای نادرست، غیرکارا و غیر اثربخش دانست (بی سیستمی نیز به منزله یک سیستم غلط است).
سیستم های مدیریت کیفیت با بهره گیری از اصول مدیریت فرآیندها و یا Process Approach آمده بودند که زیرساختهای فرآیندی و سیستمی را در سازمان ها، بعنوان فنداسیون اصلی سازمان با بهره گیری از حداقل های لازم برای یک سازمان پایدار، طراحی و پایه ریزی کنند که متاسفانه با عملکرد بسیار ضعیف مشاوران، کارشناسان و سازمانها این سیستمها نیز با رویکرد رفع تکلیف و صوری سازی بسمت مدرک گرایی و صرفا دریافت گواهینامه های تزئینی بدون هیچگونه کارکرد تنزل پیدا کردند.
یک سیستم غیر بهره ور (غیرکارا و غیراثربخش) به منزله یک سیستم احمق شناخته می شود و در صورت مشاهده هر یک یا مجموعه ای از نشانه های زیر، مشخصا با یک سیستم احمق مواجه هستیم :
- سرعت پایین تصمیم گیری
- اشتباهات تکراری در تصمیم گیری
- سعی و خطا در تصمیمات و انتخاب های روزانه و استراتژیک
- عدم برخورداری از گزارشات تصمیم ساز و تحلیل شده
- ارائه گزارشات غلط و غیر قابل اتکا
- طرح و حل مشکلات در جلسه (نه با رویکرد تحلیل و کارشناسی)
- جلسات متعدد و طولانی
- جلسات با موضوع تکراری و نهایتا جلسات غیر اثربخش
- صحبت های شفاهی و ارائه اطلاعات شفاهی و بدون پشتوانه
- پیچیدگی ظاهری روند فعالیت ها
- نارضایتی کاربران سیستم
- نارضایتی ذینفعان اصلی
- عدم بهره وری
- بروز جو سازمانی زیرآب زنی
- سیستم متکی بر شخص
- اعمال تغییرات مکرر در سیستم بدون توجیه و دلایل منطقی
در این میان، همه ما سازمان های موفقی را می شناسیم که علیرغم اتخاذ رویکرد سنتی و فقدان بهره گیری از سیستمهای فرآیندی و نهایتا فقدان رویکرد سیستمی (وبعضا سیستمهای احمق)، تاکنون موفق بوده اند! موفقیت موقت (غیر پایدار) چنین سازمان هایی می تواند به سبب هر یک از عوامل زیر ایجاد شده باشد :
- خلاقیت های فردی کارآفرین و گروه مدیران ارشد مجموعه (که بعلت عدم برخورداری از نظام مشخص، مشخصا منجر به جانشین پروری و مدیریت دانش نخواهد شد)
- برخورداری از انحصار در بازار محصول یا خدمتی که عرضه می کنند
- برخورداری از رانت
- توان مالی و نقدینگی و سرمایه گذاری سنگین در خرید تکنولوژی که منجر به استفاده از بهترین ها شده است.
- اولین بودن در محصول یا خدمت
- پشتکار و قدمت در بازار
- عرضه کالای ضروری (و انحصار) و عدم وجود کالای جایگزین
راهکار ایجاد و استقرار یک سیستم هوشمند (در مقابل سیستم احمق) در سازمان چیست؟
ساده ترین و ابتدایی ترین راهکار این امر، در مرحله اول خواست و حمایت رهبر و مدیران ارشد ازاحساس نیاز به استقرار رویکرد سیستمی و فرآیندی است.
در مرحله بعدی، طراحی سیستم هوشمند می بایست متناسب با سطح نوع کسب و کار، صنعت و وضعیت رقابتی و از همه مهمتر سطح بلوغ فعلی سازمان و نهایتا با در نظر گرفتن هریک از موارد زیر انجام شود:
- جهت گیری های استراتژیک و نقشه استراتژی های سازمان
- تحلیل وضعیت موجود شرکت شامل عوامل ضعف و قوت
- الگوبرداری از شرکتهای موفق و پیشرو در صنعت
- وضعیت رقابت در صنعت و میزان توانمندی و سهم بازار رقبا
- مدل های مدیریت فرآیند نظیر APQC
- استانداردها و الزامات مرتبط و بالادستی نظیر ISO9001، IATF16949، GMP ، ISO27001 و غیره
لازم به ذکر است که در بازنگری جدید سیستمهای مدیریت کیفیت از سال ۲۰۱۵ به بعد، ۳ مفهوم مهم به ادبیات سیستمهای مدیریت اضافه شده است و اصول و پایه این سیستمها بر اساس این سه پایه در نظر گرفته شده است، که فقدان هر یک می تواند، سیستم و اثربخشی آن را به شدت تحت تاثیر قرار دهد:
- بهبود مداوم
- تفکر مبتنی بر ریسک (تمبر)
- رویکرد فرآیندی
این بدان معنا است که در طراحی یک سیستم هوشمند می بایست تک تک این سه معیار در اجزای سیستم در نظر گرفته شود.
✔️همچنین فراموش نکنیم همانطور که در منظر رشد و یادگیری مدل BSC به نقش و اهمیت منابع و سرمایه های انسانی در تحقق استراتژی ها تاکید می شود، باور، همراهی و مشارکت کارکنان سازمان در تحقق رویکرد سیستمی و فرآیندی تحت خواست، حمایت و نظارت مدیران ارشد بسیار مهم و تاثیرگذار می باشد.
